Procedure interne: con l’AI non è più necessario fermarsi per affilare l’ascia, ci pensa l’algoritmo
L’Intelligenza artificiale generativa, in particolare strumenti come ChatGPT o Gemini, possono offrire al titolare un importante aiuto nella stesura e nel rispetto delle procedure interne, trasformando in pochi minuti i concetti e le idee che si annidano nella sua testa in un documento coerente, strutturato, comprensibile e condivisibile. Vedremo subito come ma prima un passo indietro: come molti farmacisti si sentono spesso ripetere nei corsi di management che frequentano per aggiornarsi, tutte le aziende che vogliono lavorare in modo organizzato e orchestrato devono curare i propri processi interni al fine di ottimizzare le attività quotidiane.
Curare significa, tra le altre cose, codificare, mettere per iscritto: soltanto in questo modo, infatti, azioni standardizzare come l’apertura, la chiusura, la ricezione merce, la gestione dei resi o le attività promozionali possono svilupparsi senza fraintendimenti, con il rischio di errori ridotto al minimo e con l’integrazione nei processi di nuove risorse (ossia nuovi collaboratori) senza la necessità di una laboriosa formazione. È il famoso “chi fa che cosa”: quando è scritto – e ovviamente scritto bene, cioè in modo esaustivo e chiaro – tutte le attività dell’azienda farmacia ne guadagnano.
Tuttavia, come molti titolari sanno bene, fino a ieri scrivere queste procedure, e soprattutto mantenerle aggiornate, aveva un costo in termini di tempo ed energie che difficilmente una farmacia media poteva sostenere. È il famoso paradosso del boscaiolo che suda e fatica a tagliare un albero perché la sua ascia non è affilata, solo che a chi passa e gli consiglia di fermarsi per rifarle il filo lui risponde che non ha tempo perché deve tagliare l’albero.
Oggi i termini di quel paradosso sono cambiati: con l’AI, il farmacista non deve più fermarsi ad affilare l’ascia, perché provvede l’Intelligenza Artificiale con i suoi algoritmi a farlo per lui. Lo ripeto sempre: l’AI non sostituisce la competenza del farmacista, la rende scalabile e strutturata. A patto, ovviamente, che la si istruisca con indicazioni precise, avendo chiaro non solo cosa vogliamo ottenere, ma anche come vogliamo che venga espresso, nello stile e nella forma.
La pagina di accoglienza di ChatGPT (raggiungibile all’indirizzo www.chatgpt.com): per sottoporgli un prompt è sufficiente “copia-incollare” il testo nella finestra principale e poi dare invio, oppure cliccare sul pulsante con la freccia subito sotto a destra. In alternativa, si può scrivere il prompt su un file di world e poi allegarlo cliccando sul pulsante con la croce, in basso a sinistra.
E ora veniamo al pratico e vediamo alcuni prompt che il titolare può sottoporre a piattaforme come ChatGPT o Gemini per ottenere checklist, linee guida o documenti di processo utili per sé e per il suo team, eventualmente dopo averli modificati per meglio adattarli alle esigenze della sua farmacia. L’obiettivo, come detto, è di creare delle procedure interne che aiutino a eseguire alcune attività di base comuni a tutti.
1. Procedura di apertura della farmacia
“Agisci come un farmacista esperto e aiutami a scrivere una checklist dettagliata per l’apertura mattutina della farmacia. Ti ricordo che il nostro orario di apertura è (ore-ore) dal (__) al (__). Includi operazioni tecniche (cassa, Pc, luci), controllo igienico, verifica turni e priorità operative. Ti ricordo che la nostra serranda ha bisogno del codice “123456” per essere attivata. La persona che apre deve fare un controllo perché tutti gli espositori a banco siano ben riforniti e con i prodotti in ordine. Scrivilo in modo chiaro e sintetico. Crea una tabella di controllo per queste attività”.
2. Procedura di ricezione merce
“Sei il responsabile del magazzino di una farmacia e sei particolarmente attento ai dettagli. Scrivi una procedura operativa per la ricezione e il controllo della merce in farmacia. Considera anche la gestione di eventuali discrepanze tra ordine e consegna, il controllo lotti/scadenze e la sistemazione a magazzino. Imposta anche un sistema di doppia verifica quando arrivano le DPC in modo da ridurre al minimo eventuali errori di consegna. Scrivilo in modo chiaro e sintetico. Crea una tabella di controllo per queste attività.”
3. Gestione promozioni a scaffale
“Sei il responsabile dell’esposizione nel punto vendita della tua farmacia. Il tuo obiettivo è ottimizzare l’esposizione in base alle promozioni presenti. Genera una checklist per preparare e monitorare una promozione a scaffale in farmacia. Imposta una deadline temporale in modo da non rischiare mai di avere gli scaffali vuoti. Includi la fase di allestimento, la segnaletica, il briefing con i collaboratori e il controllo dell’andamento nei giorni successivi.”
4. Chiusura serale della farmacia
“Agisci come un farmacista esperto. Crea un elenco ordinato delle operazioni da svolgere per la chiusura serale della farmacia: dalla chiusura cassa al backup gestionale, fino alle attività di pulizia e sicurezza. Ricorda di spegnere la musica, abbassare l’aria condizionata, accendere le luci in vetrina e fare un veloce check dell’esposizione sugli scaffali in modo da lasciare eventuali note a chi aprirà il giorno dopo.”
Ricorda che le procedure interne non sono un documento statico, vanno continuamente riviste e aggiornate. Anche qui l’AI è utile: puoi caricare la versione attuale di una procedura e chiedere a ChatGPT di migliorarla, renderla più leggibile, aggiornarla con nuove attività o semplificarla per chi è in formazione. Per farlo utilizza questo prompt:
“Sei un consulente che ci aiuta a ottimizzare le procedure interne nella nostra farmacia. Questa è la nostra attuale procedura di gestione dei resi (allegare file), migliorala rendendola più chiara e ordinata. Includi esempi pratici e accorgimenti per evitare errori frequenti. Dimmi dove secondo te posso migliorare”
Procedure operative chiare e dettagliate si traducono in un vantaggio competitivo che a sua volta genera maggiore efficienza interna e riduzione della complessità, pur nella consapevolezza che la complessità è caratteristica di ogni realtà che cresce ed innova.
