Efficienza del magazzino: la Business Intelligence rivoluziona l’approccio della farmacia

Dati affidabili della propria farmacia e di un benchmark qualificato disponibili in tempo reale? La rivoluzione dei nuovi strumenti di Business Intelligence e la potenza dei big data sono oggi a disposizione anche delle farmacie.

 Chi di voi negli ultimi 15 anni non ha partecipato ad eventi focalizzati sulla gestione del magazzino o non ha ricevuto proposte di consulenza sulla gestione ottimale delle scorte? E sicuramente una volta rientrati in farmacia avete cercato di mettere in pratica quanto proposto. Non neghiamolo però: applicare in modo semplice ed efficace i concetti teorici alla base di queste proposte non è mai stato, soprattutto operativamente, alla portata di tutti. Una commistione di attività manuali e informatizzate ed altre ancora su carta farebbero desistere anche i più motivati dall’approcciarsi a questo argomento in modo costante e soprattutto ottenendo i risultati sperati. Una volta individuati gli indicatori da tenere sotto controllo infatti la criticità sta nell’avere a disposizione dati affidabili ed effettivamente legati al mondo della farmacia in maniera sostenibile, in termini di tempo e di costi.

Ma quali sono questi indicatori? Quando si parla di efficienza di magazzino non si può che partire dell’indice di rotazione, che, come noto, indica quante volte uno stock si è completamente rinnovato in un determinato lasso di tempo. Ma un solo indicatore è sufficiente? Prima di tutto dobbiamo considerare che non è sufficiente considerare l’indice di rotazione globale, ma ad esso vanno affiancati indici di rotazione specifici, ad esempio per singolo macrosettore (farmaco di classe A e C e commerciale) fino a quelli di micro settori che possono corrispondere ad un singolo bisogno.

Altro indicatore utile, da monitorare insieme all’indice di rotazione, ed espressione del livello di servizio che una farmacia riesce a garantire ai propri clienti è la percentuale di sospesi, indicatore che ci permette di monitorare quante volte il cliente riesce ad acquistare un prodotto direttamente nel momento della sua richiesta.

Ma la farmacia genera scorte destinate alla vendita quindi di fondamentale importanza è anche il monitoraggio del margine, o meglio, dei margini che possono essere ottenuti. Abbiamo parlato di margini, perché il solo margine di acquisto non permette governare al meglio la farmacia: parliamo quindi di margine rettificato che tiene conto del fatto che il margine di un prodotto quando viene acquistato viene poi eroso a seguito più fenomeni e che quindi sarà diverso da quello di quando poi viene venduto. Il margine rettificato viene corretto in base agli scaduti e ai prodotti invendibili, alle correzioni di giacenza e ai prodotti destinati ad uso interno, siano essi utilizzati in laboratorio – materie prime e contenitori – che per l’effettuazione di servizi alla clientela o per la normale gestione dell’operatività della clientela. Ogni farmacia presenta peculiarità che determinano una differenza tra il margine di acquisto e il margine rettificato che non sarà costante: poter monitorare i fattori che sono causa di questa erosione ci permette di intervenire e di poter ridurne il più possibile la differenza.

Dal monitoraggio di questi indicatori è possibile effettuare scelte strategiche in termini di approvvigionamento e di assortimento della propria farmacia.

È per questo che si devono saper effettuare le migliori scelte gestionali, basate sull’analisi delle caratteristiche della propria farmacia. Scelte da effettuare, in termini di azione-reazione, molto rapidamente, così da potersi approcciare con la sufficiente dinamicità richiesta dai repentini cambiamenti cui stiamo assistendo in questi ultimi due decenni. Dobbiamo saper ascoltare ciò che i dati ci dicono e, grazie a nuovi sistemi di Business Intelligence, modificare l’approccio fino ad ora applicato nei confronti della gestione della farmacia, anche per quanto riguarda il magazzino.

Il sistema di Business Intelligence proposto da Vega S.p.A. è un esempio di quanto sia dirompente il nuovo approccio all’analisi dati, caratterizzato da una dinamicità e profondità un tempo ottenibile solo da grandi aziende ed ora disponibile anche per le farmacie. Con il sistema Business Intelligence Vega dedicato alla gestione delle farmacie il focus sulla gestione delle scorte permette di conoscere, indipendentemente dal gestionale utilizzato, i principali indicatori applicandoli alle diverse categorie merceologiche della farmacia e di potersi confrontare con i dati di un benchmark qualificato. Come? Provate a rispondere a queste domande: qual è l’indice di rotazione della vostra farmacia? E quello del farmaco con ricetta? E’ diverso da quello dei fermenti lattici? Qual è la percentuale di prodotti sospesi nella vostra farmacia? Questa percentuale è uguale per tutte le categorie di prodotti? E qual è il margine di acquisto? Sapete quantificare la differenza tra il margine di acquisto e quello rettificato? Gli scaduti sono tracciati? E i prodotti per uso interno? Qual è il margine ottenuto dal canale di acquisto da grossista? E quello dal canale ditta? Quanto tempo richiede trovare una risposta affidabile a queste domande? E non solo: qual è il valore ottimale o comunque normale per questi diversi indicatori?

Con un unico strumento di Business Intelligence, Vega S.p.A. mette a disposizione della singola farmacia analisi dettagliate e aggiornate in  tempo reale, di facile e immediata lettura nei quali leggere i dati della propria farmacia e del Benchmark e nei quali trovare una risposta concreta e affidabile a tutte queste e ad altre numerose domande e in base ai quali definire le migliori strategia gestionali.

Ecco alcuni esempi:

EFFICIENZA DEL MAGAZZINO: INDICATORI BUSINESS INTELLIGENCE VEGA S.p.A. – Overview Magazzino

Con un unico strumento di Business Intelligence è possibile monitorare gli indicatori che abbiamo appena considerato, con aggiornamenti in tempo reale e con una veste grafica immediatamente comprensibile che permette di evidenziare anche i trend dei diversi fenomeni.

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EFFICIENZA DEL MAGAZZINO: INDICATORI BUSINESS INTELLIGENCE VEGA S.p.A. – Overview magazzino – Fascia e Settori

Per ogni fascia o settore della farmacia possiamo evidenziare dei valori degli indicatori caratteristici conoscendo i quali possiamo definire strategie di ottimizzazione ed efficienza del magazzino. In figura possiamo considerare i valori per le tre principali fasce della farmacia: commerciale, fascia A e fascia C e i dati relativi al mix del tipo di acquisto.

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Per conoscere meglio la proposta di Business Intelligence di Vega S.p.A, vi aspettiamo al webinar del 27 marzo dalle 14 alle 15.