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Quale è stata la performance della tua farmacia nel primo semestre del 2017? Quali strumenti utilizzi per verificare la bontà o meno dei primi 6 mesi dell’anno? Soprattutto, dedichi tempo al controllo dei dati? Sicuramente dovresti, perché se non interessano a te figuriamoci agli altri (collaboratori in primis). Discorso a parte le aziende, sempre ghiotte di dati… (vostri).

Visti i tempi si sconsiglia la navigazione a vista e la cieca fiducia nel proprio istinto e sensazioni, ma anzi si raccomanda una costanza e particolare attenzione nella lettura dei dati disponibili relativi alla gestione economica della farmacia. Lasciamo da parte la gestione finanziaria che tratteremo in un secondo momento. Premessa di questo articolo è che i cosiddetti “numeri” non sono altro che il risultato della gestione, quindi qualcosa che è determinato da come si è programmato, organizzato, acquistato, venduto, ecc. Non è quindi corretto prendersela con i numeri nel caso non tornino, tanto meno dare la colpa al Governo, Regione o Asl o Sindacato, ma è necessario capire perché si stiano “vendicando” e cercare di migliorarli intervenendo su quanto di non corretto ed efficiente è a monte.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Di questi tempi si sconsiglia la navigazione a vista e la cieca fiducia nel proprio istinto, invece si raccomandano costanza e particolare attenzione alla lettura dei dati

Quello che non manca alla farmacia oggi sono le informazioni ed i dati. Probabilmente ce ne sono anche troppi e spesso neanche tanto chiari. Talvolta non sono precisi, ma anche questo non è colpa dei numeri: se il gestionale evidenzia un +20,30% di margine nel primo quadrimestre 2017 puoi essere felice oppure domandarti come hai fatto ad essere così “fenomeno” e scoprire che il primo quadrimestre 2016 la tua marginalità era del 12,27% (caso reale di circa una settimana fa). Il gestionale i conti li fa bene, il problema non è nel calcolo ma nelle omissioni, nei buchi organizzativi, nelle direttive.

Andando oltre il discorso della bontà dei dati, sono tre sono gli strumenti principali a disposizione della farmacia per un corretto controllo della gestione, tutti a portata di mano: il bilancio d’esercizio consegnato dal commercialista, i dati del gestionale sempre disponibile in farmacia, le banche dati acquistabili da società specializzate, in omaggio da vari fornitori o create ad hoc in collaborazione con altri colleghi.

Immaginiamoci la nostra farmacia come un’automobile che ha nel portapacchi i dati di bilancio (la nostra storia/situazione), nel motore quelli del gestionale (la forza motrice) e per fari i dati di mercato (che indicano la la strada). Al volante il titolare; non manca nulla per intraprendere un viaggio.

Cosa possiamo vedere nel bilancio: l’andamento dell’azienda farmacia. Il fatturato cresce o cala? Quale è il mix del fatturato? Il magazzino, il margine, i costi, gli oneri, l’utile… che fanno? Possiamo vedere le varie incidenze (sul fatturato): quanti gli acquisti, quale è il margine, quanto pesano i costi del personale o i costi generali… e se questi sono aumentati o diminuiti.

Senza riferimenti la gestione non viene bene; se anche i dati del gestionale avessero tutti il segno “più”, potrebbero comunque essere insoddisfacenti di fronte ad incrementi ben più sostanziosi del mercato

Anche qui è necessario porsi una domanda: il fatturato è cresciuto in linea con le altre farmacie? Di più? Di meno? Gli altri sono cresciuti ed io sono diminuito? L’incidenza del costo del personale è corretto che sia il 14%? Se ti dicessi che un collega con il tuo stesso fatturato ha una incidenza del 9%? (magari stiamo parlando di 30.000 euro). E non perde vendite, fa i tuoi stessi servizi, ecc. Come mai? Cosa fa e come? L’andamento generale evidenziato dal bilancio, positivo o negativo che sia, trova un approfondimento, quindi maggiore dettaglio e giustificazione nei dati del gestionale (tutti ottimi): valore e numero ricette, valore e numero vendite e scontrini, mix degli acquisti (cosa succede se sposto del 10% gli acquisti da ditta a grossista o viceversa in termini di marginalità o di magazzino?), sconti da fornitore e sconti a clienti (quanto incidono quest’ultimi sulle vendite? Posso recuperare 10.000 euro o più di margine gestendo meglio questa leva?). Quali sono le ditte/categorie/prodotti con i quali lavoro meglio? Quanti prodotti sono fermi da 120 o più giorni (ricordati che se non li hai ancora pagati… dopo 120 giorni ci siamo!), quali categorie crescono e quali calano? “Il mio reparto cosmetico è cresciuto dello 0,20%, ha un indice di rotazione di 0,96 e incide sul fatturato del 6,2% …”. Bene! Male? Senza riferimenti la gestione non viene proprio bene; se anche i dati del gestionale fossero tutti col segno “più”, potrebbero rivelarsi insoddisfacenti di fronte ad incrementi ben più sostanziosi del mercato. E allora occorre uscire dalla propria farmacia e confrontarsi con gli altri: con il mercato medio nazionale o provinciale, con le migliori 500 farmacia d’Italia, con un gruppo di colleghi con i quali si condividono informazioni, strategie, progetti. Scegli liberamente con chi ritieni più utile confrontarti, ma fallo! Perché ricorda: i numeri se li ignori, se li sottovaluti… si vendicano!

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